Le rapprochement bancaire multi comptes
De nos jours, la plupart des cabinets ont mis en place en collaboration avec leurs organismes bancaires, des process qui permettent de récupérer via un logiciel bancaire, les mouvements des relevés par simple télétransmission.
Lors de la signature d’un nouveau mandat ou en cas de rachat de portefeuille auprès d’un confrère, la télétransmission devient quasi impossible surtout quand les nouveaux mandataires opèrent auprès d’un institut bancaire différent de celui du prédécesseur.
Le nouveau cabinet a le choix pour la poursuite des activités :
- Soit de conserver l’ancien compte bancaire. Si l’organisme est différent de celui du nouveau cabinet, la conciliation bancaire se fera manuellement sur fichier Excel à base de relevé bancaire PDF édité et de l’export des écritures comptables.
- Soit d’ouvrir un nouveau compte bancaire auprès de son organisme afin de bénéficier de l’automatisation ou intégration directe des mouvements par les banques.
Présence donc de 2 comptes bancaires ancien et nouveau d’où la notion de rapprochement bancaire multi comptes.
Cette dernière qui n’est rien d’autre que la concordance des soldes entre la banque et la comptabilité à une date bien précise, est établie autant de fois que l’on dispose de comptes bancaires en vue non seulement de détecter les éventuelles erreurs et fraudes, mais aussi d’avoir une vision claire de la trésorerie globale.
Les étapes du rapprochement bancaire multi comptes vont de la collecte des données bancaires et de l’export des écritures comptables, en passant par la correspondance des mouvements comptables et bancaires, l’analyse des écarts, jusqu’aux corrections nécessaires de toutes les incohérences.
Devant une pareille situation, il est conseillé de :
- Faire une communication auprès des clients (copropriétaires pour les règlements des charges) et auprès des fournisseurs (pour les prélèvements des factures) pour une mise à jour du nouveau RIB relevé d’identité bancaire, concernant les futures opérations.
- Purger tous les suspens du rapprochement bancaire de l’ancien compte de façon à obtenir des soldes bancaires et comptable iso.
- Effectuer un virement du solde de l’ancien compte bancaire vers le nouveau
- Clôturer l’ancien compte bancaire pour laisser place uniquement au nouveau (consolidation des comptes)
À défaut, les conséquences sont entre autres :
- Charges de travail importantes (plus de temps)
- Oubli du rapprochement de l’ancien compte
- Doublons de dépenses (frais bancaires)
- Risques de suspens croisés (facture prélevée sur l’ancien compte mais saisie sur le nouveau)
- Manque de visibilité de la trésorerie globale…
Rappelons toutefois qu’on peut naturellement avoir un rapprochement multi comptes sans passage nécessairement par un transfert de mandat ou de portefeuille.
Qu’en pensez-vous sur le sujet ?
