La récupération de pièces suite à un nouveau mandat
Bonjour à tous,
Nous allons de temps en temps partager avec tous, nos humbles expériences issues de notre parcours dans le domaine de la comptabilité copropriété. Et nous serons ravis d’échanger sur les divers sujets afin de s’éclairer davantage de part et d’autre. Vos précieux avis seront les bienvenus.
Aujourd’hui, nous allons parler de la reprise de nouveau mandat (ponctuel suite AG) ou de la reprise de portefeuille (rachat).
Pour une transition efficace :
- S’assurer avant l’édition des documents comptables que :
- Toutes les factures fournisseurs (y compris honoraires et charges dues à l’Etat) soient payées ou supprimées du FAP ; compte 4010 à 0. Idem pour les FNP 4080
- L’ensemble des documents soient sous format PDF natifs (envoi par courriel de préférence)
- Réclamer à minima les documents comptables suivants :
- Balances, grands livres et RGDD de tous les exercices non répartis, voire N, N+1, N+2 (impérativement aux mêmes dates)
- Le compte 4010 FAP pour certains logiciels à l’exemple de ICS qui regroupe tous les comptes fournisseurs
- L’annexe 3 du dernier exercice réparti ou budget plus généralement à jour
- Le détail de l’ensemble des clés de répartition budgétisées (cf annexe 3)
- Le détail des éventuelles clés variables d’eau, d’énergie… budgétisées (anciennes et nouvelles utilisées pour les appels de fonds)
- Les précisions sur les clés de répartition utilisées pour les réserves (FR, FT, Autres avances…) et les marchés travaux
- Les 3 derniers PV
- La copie des ADF de 2 ou 3 copropriétaires pour toutes les périodes non réparties
Si les documents ne sont pas complets, la reprise devient complexe et surtout chronophage avec des délais de réponse relativement longs pour des demandes de complément de pièces ou simplement des syndics sortants qui disparaissent.
D’où une attention particulière à accorder lors de la remise des pièces.
